بازدید: 8866

فصل هفتم

مدیریت ارتباطات پروژه ( Project Communications Management)

مديريت ارتباطات پروژه شامل فرآيندهاي مورد نياز جهت اطمينان از اين است كه اطلاعات پروژه به موقع و

مناسب، توليد، جمع آوري، ذخيره، بازيابي و در نهايت جمع بندي مي شوند. مديران پروژه بيشتر زمان خود را جهت برقراري ارتباط با اعضاي تيم و ديگر ذينفعان پروژه صرف مي كنند، چه آنها داخل (در تمامي سطوح سازماني) يا خارج ازسازمان باشند. ارتباطات مؤثر، پلي بين ذي نفعان مختلف درگير در پروژه ايجاد مي كند كه پيش زمينه هاي سازماني و فرهنگي متنوع، سطوح مختلف تخصصي، چشم اندازها و علايق گوناگون در نتايج يا اجراي پروژه را به يكديگر متصل مي سازد.

7-1- شناسايي ذي نفعان:

شناسايي ذي نفعان، فرآيند شناسايي تمامي افراد يا سازمان هاي اثرپذير از پروژه و مستندسازي اطلاعات

مربوطه در خصوص علايق و اثرات آنها بر موفقيت پروژه است. ذي نفعان پروژه، افراد و سازمان هايي از قبيل مشتريان،حاميان، سازمان اجرايي و عموم مردم هستند كه به صورت فعال در پروژه درگير بوده يا علايق آنها ممكن است به صورت مثبت يا منفي، تحت تأثير اجرا يا تكميل پروژه، قرار بگيرد. همچنين آنها ممكن است بر پروژه و اقلام قابل تحويل آن، اثر بگذارند. ذي نفعان ممكن است در سطوح مختلفي از سازمان بوده و ممكن است سطح قدرت متفاوتي نيز داشته و يا اينكه احتمال دارد خارج از سازمان اجرايي باشند.

7-2- برنامه ريزي ارتباطات:

برنامه ريزي ارتباطات، فرآيند تعيين نيازهاي اطلاعاتي ذينفعان پروژه و تعريف يك رويكرد ارتباطي است.

فرآيند برنامه ريزي ارتباطات، به نيازهاي اطلاعاتي و ارتباطي ذي نفعان پاسخ مي دهد؛ بطور مثال، چه كساني به چه اطلاعاتي نياز دارند، چه زماني آنها را نياز دارند، چگونه آن اطلاعات به آنها داده مي شود و توسط چه كسي اين كار انجام مي شود. در حاليكه تمامي پروژه ها نيازمند اطلاع رساني اطلاعات پروژه هستند، نيازها و رو شهاي توزيع اطلاعات، بسيار متنوع هستند. شناسايي نيازهاي اطلاعاتي ذ ينفعان و تعيين ابزار مناسب جهت تأمين اين نيازها، عوامل مهمي براي موفقيت پروژه محسوب ميشوند.

7-3- توزيع ارتباطات:

توزيع اطلاعات، فرآيند در دسترس قرار دادن اطلاعات مورد نياز ذي نفعان پروژه، بر اساس برنامه ريزي انجام شده، مي باشد. اين فرآيند در طول چرخه عمر پروژه و در تمامي فرآيندهاي مديريتي انجام م يشود. تمركز در اين فرآيند، اساساً بر فرآيند اجرا ميباشد كه شامل پياده سازي برنامه مديريت ارتباطات و پاسخ به درخواست هاي غير منتظره دريافت اطلاعات است.

7-4- مديريت انتظارات ذي نفعان:

مديريت انتظارات ذ ينفعان، فرآيند اطلاع رساني و همكاري با ذ ينفعان جهت تأمين نيازهاي آنها و توجه به

مشكلات بوجود آمده مي باشد. مديريت انتظارات ذينفعان، با كمك فرآيندهاي ديگر ارتباطات جهت تأثير بر انتظارات، توجه به نگراني ها و حل مشكلات ذ ينفعان پروژه، مورد استفاده قرار مي گيرد.

7-5- گزارش عملكرد:

گزارش عملكرد، فرآيند جمع آوري و توزيع اطلاعات عملكرد، شامل گزارشات وضعيت، اندازه گيري پيشرفت و پيش بيني ها است. فرآيند گزارش عملكرد شامل جمع آوري دوره اي و تحليل خط مبنا در مقابل داده هاي واقعي جهت تعيين و اعلام عملكرد و پيشرفت پروژه و همچنين پيش بيني نتايج پروژه، ميباشد.