بازدید: 3684

پیمانکاری یک هنر است. هنر چیدن قطعات یک پازل سخت و هزار تکه به یکدیگر. کافی است یکی از قطعات را اشتباه بگیرید. آنوقت پازل چیده نمیشود. مقصود حاصل نمیگردد. و برای اصلاح آن وقت و هزینه بسیاری صرف میگردد. پیمانکاری فقط فعل انجام عمیات اجرایی یک پروزه نیست که این فقط بخشی از کار است که مورد رضایت و مطلوب کارفرماست. اما بخش دیگر کار احقاق حق و اخذ و مطالبه دستمزد انجام این هنر است. واین هنر جز با جمع آوری حفظ و ضبط مستندات و مدارک عملیات پیمان( از ابتدا و انتها ) میسر نیست.

بخاطر داشته باشید کارفرماهای پیمان حافظه های فراموشکار و زودگذری دارند پس به جرات می توان ادعا کرد که ثبت و جمع آوری مستندات پیمان اصلی ترین و مهم ترین وظیفه یک پیمانکار است با این مقدمه که به منظور اهمیت نقش نامه نگاری های دفتری و کارگاهی بدان اشاره شد  به روش و ترتیب انجام این مکاتبات و مستندسازی ها می پردازیم. به امید آنکه در احقاق حقوق پیمانکاران در دعاوی احتمالی با کارفرمایان نقشی ایفا نماید.

نیز خاطر نشان میسازد آنچه در ذیل می آید بیانی ساده از تجربه شخصی نگارنده در بیش از 20 سال فعالیت پیمانکاری( برای خود و دیگر همکاران ارجمند ) می باشد. بدیهی است از هرگونه نقطه نظر همکاران ارزشمند خویش در جهت رفع و اصلاح های کمبودهای این مقاله به شدت استقبال می نمایم.

آداب مکاتبات پیمانکاری

در انجام عملیات پیمانکاری رعایت اخلاق حرفه ای وحفظ شأن مهندسی از ضروریات است. یکی از ارکان رعایت اخلاق حرفه ای در پیمانکاری آشنایی با آداب مکاتبات پیمانکاری است. بدیهی است هرچه تسلّط مدیران مجموعه های پیمانکاری به این آداب و نحوه نگارش مکاتبات بیشتر باشد عایدی بیشتری برای ایشان حاصل میگردد لذا برخی نکات کلیدی و اساسی در انجام مکاتبات به شرح ذیل اشاره میگردد:

1 -  مخاطب نامه را حتی الأمکان به وضوح و "حتماً با قید سمت" عنوان نمائید ( ذکر نام فامیلی مخاطب الزامی ندارد ولی قید سمت مشارالیه ضروری است).

متأسفانه گاهی برخی از مدیران در مکاتبات خود از سازمان و یا اداره کل یاد شده با صفت و پیشوند "محترم"استفاده میکنند که صحیح نیست عباراتی نظیر اداره کل محترم ... و یا شهرداری محترم .... صحیح نمی باشند. صفت "محترم" برای اشخاص قابل استفاده است برای مثال مدیر کل محترم اداره ... و یا معاونت محترم شهرداری منطقه ...

2 –موضوع نامه را به صورت خلاصه و در یک عبارت چند کلمه ای پس از عنوان مخاطب اشاره فرمائید.

3 –نگارش نامه با کارفرما و مشاور الزاماً باید با نهایت ادب و احترام صورت پذیرد. چه بسا مکاتباتی که از دایره این احترام خارج شده و مشکلات عدیده ای را برای پیمانکاران بوجود آورده است. همچنین ضروری است پیمانکاران گرانقدر از بکارگیری عناوین و القاب تملق آمیز در مکاتبات پرهیز نمایند.

4 –مکاتبه باید با افراد هم شأن و هم تراز صورت پذیرد. برای مثال انجام مکاتبه سرپرست کارگاه یا سرپرست دفتر فنی با مدیر کل کارفرما و یا مدیر عامل شرکت مشاور پسندیده نیست. مکاتبه با مدیر کل کارفرما و یا قائم مقام وی و یا مدیر واحد باید توسط شخص مدیر عامل و یا قائم مقام قانونی وی و یا اعضای هیئت مدیره که صاحب حق امضاء هستند صورت پذیرند. مکاتبات سرپرست کارگاه نیز حداکثر میبایست تا رده سرپرست دستگاه نظارت و نیز نماینده کارفرما در پروژه انجام گردد.

5 –مکاتبه خود را موجز و مستند به نگارش در بیاورید. هرچه در نامه خود خواسته خود را مقوم به مستندات قانونی و مبانی پیمان نمائید بر اعتبار و اثربخشی آن افزوده اید. همچنین ضروری است از اطاله کلام و تکرار مکرّرات و توضیح واضحات پرهیز نمائید.

6 –چنانچه در نامه خود به مستندات خاصی اشاره نموده اید حتماًُ آن را پیوست نامه اصلی نمائید. در این هنگام ضروری است تعداد صفحات پیوست را در نامه اصلی قید نمائید برای مثال پیوست : دارد ( 6 صفحه ).همچنین بهتر است صفحات پیوست را نیز بر حسب ترتیبی که در نامه به آن اشاره شده شماره گذاری نمائید به عنوان نمونه : صفحه 1 از 6  و صفحه 2 از 6 و الی آخر.

7 –در ارسال رونوشت نامه دقّت فرمائید. قید اسامی گیرندگان رونوشت نامه در ذیل نامه مخاطب اصلی ضروری نیست مگر اینکه فرستنده نامه تعمّد و اصراری برای جلب نظر مخاطب اصلی به اسامی گیرندگان رونوشت داشته باشد. چنانچه رونوشت نامه برای مقام بالاتری ارسال میشود قید عبارت "جهت استحضار" در انتهای عنوان و سمت مخاطب وی پسندیده است.

8 –نامه های ارسال شده را بنا به اهمیت و ضررورت ثبت در بایگانی مخاطب، حتماً در دبیرخانه اداره و یا سازمان متبوع مخاطب ثبت نمائید چنانچه محل قانونی کارفرما و یا مشاور در شهر دیگری بود پس از ارسال نامه از طریق نمابر، نامه مذکور را ممهور به مهر تائیدیه نمابر ( با قید تاریخ و ساعت و نام دریافت کننده نمابر ) کرده، اصل نسخه مربوط به کارفرما را از طریق پست دو قبضه سفارشی برای ایشان ارسال کنید. گاهی در برخی از نهاد ها و سازمان ها ثبت نامه در دبیرخانه فقط با تأیید و امضاء مدیر صورت گرفته و گاهی مدیران نیز از تأیید و صدور مجوز ثبت استنکاف می نمایند. در این صورت ضروری است نامه مربوطه با پست دوقبضه سفارشی برای کارفرما ارسال گردد.

مکاتبات پیمان

بخش اول : مکاتبات پیش از برگزاری مناقصه و ارائه پیشنهاد

بسیاری از دستگاه های اجرائی ( به جز آن دسته از کارفرمایانی که تعدّد پروژه های عمرانی دارند جهت تنظیم دفترچه ها و اسناد مناقصه از واحد کوچکی به نام دفتر فنی و مهندسی و یا عمرانی متشکّل از چند نفر کارشناس عمران، مکانیک، برق و ... بهره میبرند این کارشناسان ممکن است در کار خویش متبحّر و دارای تجربه های گرانقدری باشند لیکن جمع قلیلی از آنها از تجربه کافی جهت تنظیم اسناد مناقصه و منضمات آن بهره مند هستند و این باعث میگردد اسناد مناقصه بعضاً به صورت ناقص و یا "مشکل دار"در اختیار پیمانکاران قرار گیرد.اولین و مهم ترین نکته در زمان بررسی اسناد مناقصه این است که قبل از تحویل پیشنهاد قیمت و اسناد مناقصه به مناقصه گزار از کلیه نسخ اسناد و دفترچه های منضم به مناقصه رونوشت تهیه گردد./ یکی از متداول ترین مشکلات پیمانکاران در زمان دریافت اسناد مناقصه ، زمان بسیار کم بین تاریخ دریافت اسناد و مهلت ارائه قیمت پیشنهادی است.*** به نحوی که در این زمان کوتاه امکان تهیه متره و برآورد دقیق از نقشه های پیمان وجود ندارد.

پیمانکاران باتجربه همواره از استمهال بیشتر ( به منظور بررسی و آنالیز دقیق تر نقشه ها و قیمت پیشنهادی ) بهره میبرند. لذا یکی از ضروری ترین مکاتبات در این خصوص درخواست تمدید مهلت ارائه قیمت پیشنهادی به مناقصه گزار می باشد. معمولاً دستگاه های مناقصه گزار با قبول چنین درخواست هایی موافقت میکنند. همچنین ممکن است کارفرمای طرح از ضم مبلغ و مبانی برآورد پیمان پرهیز کرده باشد. در این صورت قطعاً پیمانکار می بایستی مبلغ برآورد و مبانی آن را از مناقصه گزار استعلام نماید . ممکن است دستگاه مناقصه گزار به استناد آنچه در ردیف 5 بند الف ماده 13 قانون برگزاری مناقصات آمده است از ارائه "مبانی"برآورد خودداری نماید. لیکن قطعاً مکلّف به ارائه مبلغ برآورد به مناقصه گران ( پیمانکاران ) می باشد. استعلام مبلغ برآورد پیمان از مناقصه گزار ( علی الخصوص درپیمان های سرجمع ) ضروری و مفید فایده خواهد بود چرا که به استناد آن و تقسیم مبلغ پیشنهادی پیمانکار به مبلغ برآورد، ضریب پیمان برای عملیات ماده 12 پیمان های سر جمع ( کارهای مازاد ) استخراج و قابل اعمال خواهد بود.

بخاطر داشته باشید اکثر مواردی که بعد از عقد قرارداد و در حین انجام کار باعث بروز اختلاف و دعوای کارفرما و پیمانکار میگردد عدم توجه به نکات ظریف و مهمی است که در بسیاری از مناقصات جزء ضمائم متعارف و متداول پیمان بوده و پیمانکار بدلیل پیشینه ذهنی آن را منطبق با پیمان ها و مناقصات قبلی خود میداند و مطالعه مجدد آن در مناقصه حاضر را غیر ضروری می داند در حالی که دستگاه مناقصه گزار سهواً و یا عمداً با تغییرات به ظاهر کوچکی در کلمات یا جملات، منفعت بزرگی را از پیمانکار دریغ می نماید.

برای مثال کارفرمایی که جزء یکی از شرکت های تابعه بزرگترین وزارت خانه کشور بوده است در قسمت محاسبه تعدیل شاخص مبنای پیمان را آخرین شاخص رشته ای ( و نه فصلی ) قطعی ابلاغ شده توسط سازمان مدیریت درج نموده است. بدیهی است پیمانکاران از محاسبه تعدیل بر اساس شاخص های فصلی منفعت بیشتری خواهند برد لذا ضروری است پیمانکار علیرغم قید این مطلب در اسناد مناقصه باز هم آن را از مناقصه گزار استعلام نماید. به دو دلیل!

اول اینکه چنانچه کارفرما سهواً چنین عبارتی را درج نموده باشد آن را اصلاح می نماید.

دوم اینکه با فرض صحت در درج شاخص فوق، از آنجایی که مناقصه گزار به استناد بند ب ماده 17 قانون برگزاری مناقصات ملزم به ارائه پاسخ به طور یکسان و برای همه ی شرکت کنندگان میباشد، لذا توجه سایر مناقصه گران نیز به درج چنین مواردی در پیمان جلب شده و باعث میگردد با لحاظ نمودن آن از ارائه قیمت پایین ( به دور از کارشناسی موارد فوق ) و اصطلاحاً "خراب کردن قیمت"پرهیز نمایند.

در نهایت عمده مکاتبات مهم مناقصه گر قبل از ارائه پیشنهاد قیمت با در نظر گرفتن موارد ذیل پیشنهاد میگردد:

1 –قبل از ارائه اسناد و تسلیم قیمت پیشنهادی از کلیه اسناد مناقصه رونوشت تهیه کنید.

2 –چنانچه زمان کافی برای بررسی نقشه ها و شرایط و اسناد مناقصه در نظر گرفته نشده است بلافاصله پس از دریافت اسناد مناقصه از دستگاه مناقصه گزار تمدید زمان ارائه پیشنهاد را مطالبه نمائید (معمولاً مناقصه گزار با این پیشنهاد موافقت مینماید)

3 –شرایط خصوصی پیمان را به دقت مطالعه نمائید. بسیاری از موارد اختلاف پیمانکار و کارفرما در طول مدت پروژه بر سر اختلاف نظر روی تفسیر مفاد قید شده در شرایط خصوصی پیمان می باشد. کوچکترین موردی را که به نظر شما با سایر شرایط پروژه های مشابه مغایرت و اختلاف داشت را از کارفرما استعلام نمائید.

4 –چنانچه در شرایط خصوصی منضم به پیمان " ترتیب اولویت مدارک پیمان"قید نشده بود حتماً آنرا از کارفرما استعلام نمائید. قید ترتیب اولویت مدارک پیمان به این منظور است که چنانچه بین موارد و فصول اسناد و مدارک تناقضی وجود داشت اولویت مدارک بر یکدیگر ترتیب ردیف اعلام شده توسط دستگاه مناقصه گزار است.

5 –در مناقصاتی که پیمان بصورت قرارداد سرجمع منعقد قرارداد میگردد در صورت عدم ضم ضرائب بروز رسانی Bو Cدر انتهای پیوست 5، ضروری است پیمانکار ضرائب فوق را کتباً از کارفرما استعلام نماید.

6 –در مناقصاتی که پیمان بصورت سرجمع منعقد میگردد پیمانکاران قبل از انجام مناقصه می بایست علاوه بر مشخصات مصالح مصرفی و دو نوع از مصالحی ( به غیر از فولاد و سیمان ) که کارفرما به آنها مابه التفاوت پرداخت می نماید، به همراه مراجع معتبری که لیست قیمت آنها مبنای پرداخت آن مصالح می باشد را از کارفرما استعلام نماید ( جهت درج در پیوست 3 مشخصات فنی خصوصی ).